O mapa de férias é um documento essencial na rotina das empresas, pois permite conciliar a necessidade de manter as “máquinas a funcionar” com o direito ao descanso dos trabalhadores.
Cada organização pode ter regras próprias neste âmbito, mas é sempre preciso seguir o que diz a lei, em específico o Código do Trabalho.
Vamos, por isso, revelar-te tudo o que precisas de saber sobre como fazer um mapa de férias, e como as marcar, com algumas dicas para que tudo corra da melhor forma.
O que é um mapa de férias?
Um mapa de férias é um documento que ajuda as empresas a organizarem as férias dos seus colaboradores. Simples, certo?
Este documento deve ser criado no início do ano, incluindo as datas de férias de todos os funcionários. E deve ser afixado nos locais de trabalho, ou divulgado online num local a que todos os trabalhadores possam aceder, entre os dias 15 de abril e 31 de outubro de cada ano.
“O período de férias é marcado por acordo entre empregador e trabalhador”, segundo o artigo 241º do Código do Trabalho. Isto significa que o teu chefe precisa de aprovar as datas de férias que desejas.
E quando trabalhador e empregador não chegam a acordo?
Se o empregador não concordar com as datas de férias pedidas pelo trabalhador, pode ser ele a marcar o período de descanso a que o funcionário tem direito.
Contudo, nestes casos, o empregador tem que cumprir os seguintes critérios:
- Garantir que as férias não começam num dia de folga/descanso do trabalhador;
- Só pode marcar férias para o período entre 1 de maio e 31 de outubro.
Existem, porém, algumas exceções, nomeadamente no setor do Turismo, ou em outras áreas com contratos coletivos de trabalho. Nestes casos, não havendo acordo entre o empregador e o trabalhador, as férias devem ser gozadas da seguinte forma:
- 25% das férias têm de ser marcadas de 1 de maio a 31 de outubro;
- 75% dos dias de férias restantes têm de ser marcados entre 31 de outubro e 1 de maio do ano seguinte.
Assim, consegue-se garantir que os espaços turísticos não ficam sem trabalhadores fundamentais na época alta, isto é, no verão, quando costuma haver mais turistas em Portugal.
Quais são os prazos para marcar férias?
A data-limite para a marcação de férias costuma ser o dia 15 de abril. Pelo menos, foi assim que aconteceu neste ano de 2023.
Mas é sempre aconselhável consultar eventuais mudanças na lei, uma vez que o Governo define todos os anos uma data-limite.
O mapa de férias deve ser divulgado aos funcionários, ou afixado, pelas empresas entre essa data e o dia 31 de outubro do ano respetivo.
É importante respeitar estas datas, pois as empresas podem ser multadas se não o fizerem.
Quantos dias de férias se podem tirar?
Os trabalhadores, em Portugal, têm direito, no mínimo, a 22 dias úteis de férias por ano, conforme o Código do Trabalho. Estes dias podem ser tirados de uma só vez, ou em vários períodos ao longo do ano.
Contudo, quando há convenções coletivas de trabalho, os trabalhadores podem ter direito a mais dias, conforme o que estiver definido.
Note-se que os dias úteis são os dias da semana, entre segunda-feira e sexta-feira. Portanto, não contam para os dias de férias os sábados e os domingos, nem os feriados.
Mas no caso de quem trabalha aos fins-de-semana e/ou aos feriados, deve assinalar no mapa de férias os seus habituais dias úteis, ou seja, os sábados, domingos e feriados em que costuma trabalhar.
E os trabalhadores acabados de entrar na empresa?
As regras para os novos trabalhadores de uma empresa são ligeiramente diferentes quanto aos dias de férias. Assim, no primeiro ano de trabalho, o colaborador só tem direito a 2 dias úteis de férias por cada mês completo em que tenha trabalhado.
Mas existe sempre um limite máximo de 20 dias. E o trabalhador só pode gozar férias depois de completar seis meses de trabalho. Se esses seis meses só se cumprirem no ano seguinte, as férias devem ser gozadas até 30 de junho desse ano.
É importante também perceber que o trabalhador não pode gozar, num mesmo ano civil, mais de 30 dias úteis de férias.
Como fazer um mapa de férias?
A melhor forma de tratar deste assunto é cumprindo os prazos definidos por lei, e resolvendo tudo com antecedência. Dessa forma, será possível evitar conflitos desconfortáveis no seio da empresa, dando tempo para todos chegarem a acordo.
Além disso, é preciso que os trabalhadores conheçam perfeitamente a política da empresa quanto ao mapa de férias, bem como as regras do Código do Trabalho.
Se tudo isso estiver em sintonia, será mais fácil garantir os direitos dos trabalhadores sem prejudicar a empresa.
Em algumas organizações, os Recursos Humanos e os Gestores podem definir também um plano de férias em paralelo. Esse documento vai permitir gerir melhor as equipas de trabalho durante as férias.
Mas, para simplificar, vamos apresentar-te quais devem ser as principais etapas na hora de saber como fazer um mapa de férias…
1ª Etapa – Definir as políticas de férias de empresa
É importante começar por definir claramente quais são as políticas da empresa quanto às férias. Isto passa por ditar quantos dias de férias podem ter – algumas empresas têm princípios específicos neste âmbito, dando mais dias de férias em função do desempenho ou da assiduidade, por exemplo.
Além disso, em algumas épocas do ano pode haver mais trabalho. Assim, as empresas podem limitar as férias nesses períodos em função das necessidades.
2ª Etapa – Identificar épocas de maior atividade da empresa
Este ponto vem no seguimento da nota anterior, uma vez que as empresas precisam de ter uma ideia concreta das épocas mais desafiantes do ano em termos de atividades operacionais.
Assim, é preciso saber quais são os períodos de maior e menor atividade, para poder gerir as ausências dos trabalhadores em férias. Esta realidade pode obrigar a condicionamentos quanto aos dias em que os funcionários podem estar de descanso nos meses mais ocupados.
3ª Etapa – Ter em conta as preferências dos funcionários
As empresas devem ter em consideração quais são as preferências dos funcionários quanto à melhor altura para tirar férias.
O verão e o Natal são épocas em que, habitualmente, os trabalhadores querem passar uns dias de descanso com a família. Portanto, as empresas devem ter em conta essa realidade.
4ª Etapa – Criar o mapa de férias
Nesta fase, já se deve criar o mapa de férias propriamente dito, com as datas pedidas pelos funcionários e aprovadas pelas chefias.
O mapa de férias deve ser equilibrado e justo, para que todos os colaboradores tenham a oportunidade de tirar dias de descanso.
5ª Etapa – Informar os colaboradores do mapa de férias
Os funcionários têm de ser informados do mapa de férias com as datas detalhadas. É importante que todos tenham conhecimento dessas datas, até para planear o trabalho perante a ausência de colegas.
Esta etapa é essencial para que a empresa continue a funcionar sem problemas. Mas também é preciso monitorizar o mapa de férias, por exemplo, para fazer ajustes necessários que garantam o bom funcionamento rotineiro.
Vale a pena fazer um mapa de férias Excel?
Algumas empresas escolhem fazer o seu mapa de férias em Excel, aproveitando as potencialidades do software de folhas de cálculo da Microsoft para acompanhar e gerir os períodos de descanso dos trabalhadores.
E é uma boa solução para quem procura uma ferramenta de baixo custo, ou gratuita. Além disso, o Excel é simples de usar, o que facilita todo o processo.
Ter um mapa de férias em Excel também permite gerar estatísticas que podem ser úteis para incluir em relatórios da empresa, por exemplo.
Contudo, é preciso considerar que este programa não permite fazer um “check-up” automático do que está previsto na lei, nem tão pouco das políticas da própria empresa.
Por outro lado, os erros na entrada de dados podem dar muito trabalho a resolver e fazer alterações pode ser um desafio.
Mais 3 dicas para um mapa de férias eficaz
Além destas etapas, deves também em conta as seguintes dicas:
- Flexibilidade – Não se pode agradar a todos, mas é importante tentar encontrar um equilíbrio para atender às necessidades/desejos de todos;
- Abertura para negociar – É importante manter abertura para negociar as datas, por exemplo, para casos excecionais;
- Recurso à tecnologia – A organização é essencial para que tudo corra bem e, por isso, deves recorrer à tecnologia para facilitar o processo. Até porque já existem ferramentas de gestão de férias que tornam tudo mais simples.
Com estas dicas, não há como falhar na missão de criar um mapa de férias eficaz e que sirva os interesses de todos os trabalhadores e da empresa.
