Como dar feedback positivo e negativo da forma correta?

Dar feedback pode, à primeira vista, parecer simples e fácil de fazer. No entanto, se queres dar um bom feedback, construtivo e que incentive, não basta dares a tua opinião. A forma como formulas é fundamental. É isso que te mostraremos aqui.

Tanto no setor de Recursos Humanos, como na gestão e liderança de pessoas e equipas, dar feedback é uma das atividades centrais do dia a dia. Além de fazer parte da rotina, é essencial para o desenvolvimento pessoal e das equipas e, consequentemente, do crescimento do negócio.

Assim, mais do que identificar quais são os problemas existentes, é importante saber reportá-los da forma correta, para que quem recebe o feedback se sinta encorajado a melhorar, e não o oposto.

Portanto, saber como dar um feedback, seja ele negativo ou positivo, é fundamental para obteres os melhores resultados, não só individuais, como nos objetivos da organização.

O que é feedback de desempenho?

Antes de mais nada, dar uma avaliação de desempenho é diferente de dar feedback, apesar de estes serem complementares. O feedback de desempenho tem como intuito melhorar a performance de um profissional (ou de uma equipa), resolvendo problemas pontuais.

Já avaliação de desempenho implica a análise do desempenho de um funcionário de forma detalhada, identificando se os objetivos foram, ou não, alcançados.

Enquanto a avaliação de desempenho avalia uma série de parâmetros profissionais durante um período longo, o feedback de desempenho contempla opiniões, comentários e/ou críticas (sempre construtivas) sobre um assunto que tem de ser resolvido com uma certa urgência.

Assim, podemos afirmar que o feedback diz respeito a questões e situações mais técnicas do quotidiano de uma empresa.

Tipos de Feedback

Existem vários tipos de feedback e podes adotar vários com as tuas equipas/colegas: positivo, negativo, 90º, 180º e 360º. Existem também diferentes metodologias que podem ser aplicadas a todos os tipos. Assim, vejamos primeiro em detalhe o que implica cada tipo de feedback.

Feedback positivo

Este é usado para ressaltar algo que foi feito com sucesso durante um objetivo ou uma tarefa. Ao dá-lo, incentivamos os funcionários a continuarem o excelente trabalho e a ficarem motivados, reforçando as atitudes que tiverem bons resultados.

Uma liderança humanizada é essencial para se conseguirem bons resultados organizacionais. Nesse sentido, devemos ressaltar e parabenizar as boas práticas levadas a cabo por cada funcionário e pela equipa como um todo.

Atenção que dar feedback positivo não é tecer elogios às pessoas. Implica demonstrar, com dados quantitativos e qualitativos, as atitudes que tiveram sucesso e/ou os benefícios que uma ação trouxe para a equipa/empresa.

Feedback negativo

É usado para ultrapassar dificuldades passadas numa determinada tarefa por um funcionário ou pela equipa. Este tipo é, com toda a certeza, o mais difícil de dar (e de receber), até porque ninguém quer fazer algo mal, nem ninguém quer ter de dizer que alguém cometeu erros.

No entanto, é importante que, tanto quem dá, como quem recebe o feedback, o vejam como algo construtivo, que vai servir de incentivo para melhorar e ultrapassar dificuldades.

Feedback 90 graus

Este é usado apenas por gestores, supervisores ou pessoas responsáveis por avaliar e analisar resultados dos funcionários ou equipas. Portanto, este tipo está restrito a pessoas que estejam numa posição hierárquica superior dentro da empresa.

O feedback 90 graus avalia como um funcionário realiza as suas tarefas, o cumprimento de prazos, entre outros aspetos práticos do dia a dia dentro da organização.

Feedback 180 graus

O feedback 180 graus é excelente para incentivar o trabalho em equipa, uma vez que este é dado, também, pelos colegas de trabalho. Este tipo é usado para analisar o desempenho de algo, ou de uma situação, pontual.

Feedback 360 graus

Este tipo de feedback é o mais completo, uma vez que é dado por pessoas de todos os níveis hierárquicos existentes na organização. Assim, não só é dado pelos gestores e entre os colegas de trabalho, como os funcionários dão feedback aos seus superiores hierárquicos.

Por esta razão, este tipo de feedback causa um certo desconforto, não só nos trabalhadores, como nos líderes. No entanto, e por isso mesmo, este deveria ser feito com mais frequência, de modo que o desconforto desapareça e a comunicação organizacional se torne transparente.

Como dar feedback? Metodologias mais usadas

Agora que já conheces os tipos de feedback existentes, é importante conheceres as diferentes metodologias usadas. A verdade é que não existe uma única forma de dar um feedback, podendo ser usadas diferentes metodologias, as quais devem ser ajustadas à tua personalidade.

Assim, vê qual o método que te sentes mais confortável e coloca-o em prática no teu dia a dia de trabalho (é útil também nas tuas relações pessoais).

Método sanduíche (elogio – crítica – elogio)

Este é o método mais simples de dar feedback e, por isso, um dos mais usados. No entanto, nem sempre é o que consegue melhores resultados. Ele consiste em, primeiro, dar um elogio, só depois a crítica e, no fim, um elogio novamente.

Como os trabalhadores já estão à espera de um comentário negativo depois de um elogio, a atenção prestada pode não ser muita e, portanto, os efeitos não são aqueles que se esperam.

Além disso, como termina com um elogio, a crítica pode não ficar tão clara quanto gostaríamos, deixando dúvidas ao próprio colaborador.  

Método SCI (situação – comportamento – impacto)

Este método implica a comunicação de três pilares sempre que se dá um feedback (seja ele de que tipo for): entender a situação/contexto, focar no comportamento e demonstrar o impacto/resultados desse comportamento.

Este modelo, embora não tão usado como o anterior, consegue melhores resultados, uma vez que se insere o contexto, além de envolver o comportamento e os impactos que este teve numa determinada situação.

Modelo Pendleton (escuta ativa)

Este método é um dos que tem melhores resultados dentro de uma organização, pois prioriza-se a “voz” do funcionário que é alvo do feedback. Em vez de ser o superior a iniciar o comentário, é o colaborador que toma essa iniciativa, comentando sobre uma determinada situação.

A ideia é perceber como o funcionário descreve a situação que está a ser analisada, entendendo o seu ponto de vista. Assim, este modelo abrange todas as esferas da situação, permitindo um feedback muito completo.

Como dar e receber feedback? Dicas úteis

Além da escolha da metodologia, é importante que saibas a melhor forma de dar feedback. Não estamos apenas a falar do uso correto das palavras, nem da melhor maneira de dizer algo. É importante que as atividades de feedback sejam planeadas e organizadas, de forma que não tenham implicações negativas no funcionamento da equipa.

Assim, toma nota das dicas seguintes, pois elas vão ser-te muito úteis.

1 – Escolhe o momento certo para dar feedback

A empatia deve ser a palavra de ordem em qualquer liderança. É verdade que o feedback não pode ser adiado por muito tempo, mas, se neste momento já existe uma tensão na equipa ou se o funcionário está desmotivado, será que fazê-lo agora vai ter bons resultados?

Desta forma, antes de dares feedback, pondera nos seguintes pontos:

• O feedback que quero dar é verdadeiro?
• Qual o horário mais adequado para marcar uma reunião?
• Qual o melhor dia da semana para o colaborador?
• O funcionário em questão passou por uma experiência pessoal difícil recentemente?
• O que tenho a dizer é bom para o colaborador?
• O colaborador vai estar de folga ou férias depois do feedback?
• O funcionário foi promovido há pouco tempo?
• O feedback que tenho a dar vai ajudar o colaborador e a empresa?

Leva em consideração todas estas questões para decidires o momento certo de dar feedback e se este é mesmo benéfico.

2 – Cria o ambiente certo para dar o feedback

Ter um ambiente em que o funcionário se sente seguro é fundamental para receber bem o feedback. Por isso, cria um ambiente que seja acolhedor e longe de ouvidos “alheios”, principalmente se tens de dar um feedback negativo.

Caso tenha de ser dado online, garante que o colaborador não tem ninguém por perto, pois pode ficar muito constrangido.

3 – Pratica a escuta ativa

A escuta ativa é fundamental para uma boa liderança e é imprescindível quando estamos a dar feedback (e a receber também). O colaborador percebe quando o superior mostra interesse pelo que ele tem a dizer e as críticas vão ser mais bem recebidas quando existe esse sentimento.

Quando estiveres a dar feedback, não foques só nos aspetos positivos e negativos. Aproveita esse momento para avaliar pontos fracos e fortes do colaborador.

4 – Sê claro e objetivo

Quando estiveres com o funcionário, é fundamental que sejas claro e objetivo, sem grandes rodeios. É importante que ele perceba sobre o que se trata. Assim, segue os seguintes passos:

• Começa por descrever a situação, sem muitos detalhes
• Mostra aquilo que foi feito (utiliza exemplos concretos, pois desta forma a aprendizagem é mais eficaz)
• Mostra como a atitude/comportamento afetou os resultados, mostrando números
• Questiona se o colaborador ficou com dúvidas para evitar qualquer mal-entendido

5 – Desenvolve um plano de ação

Ter um plano de ação é o passo mais importante no feedback, tanto para quem dá, como para quem o recebe. Este plano é usado para corrigir os erros e manter aqueles processos/comportamentos que foram eficazes.

Para quem dá, o plano de ação consiste em dar sugestões de melhoria e/ou implementar um comportamento como base na rotina diária. Para quem o recebe, o plano de ação implica dar soluções para o problema sentido.

6 – Evita erros comuns

Muitos gestores cometem erros crassos na hora de dar feedback e, por isso, não conseguem bons resultados com este. Assim, evita os seguintes erros:

• Críticas pessoais – O feedback deve estar focado somente em aspetos profissionais, do dia a dia da empresa, e não em críticas pessoais. Não confundas a pessoa com o profissional.
• Comparações entre funcionários – Esta atitude é extremamente prejudicial ao desempenho dos colaboradores, uma vez que afeta bastante a autoestima, além de gerar conflitos no ambiente de trabalho.
• Dar feedback em público – O feedback, principalmente o negativo, deve ser feito em privado. Fazê-lo em público é antiético e expõe o colaborador.
• Pedir que outra pessoa dê o feedback – Se tens algo a apontar, não peças que outra pessoa o faça por ti. Demonstra falta de capacidade de liderança e o colaborador vai deixar de te ver com respeito.

Como dar feedback positivo?

O feedback positivo, quando bem feito, é capaz de contribuir bastante para a cultura e para o crescimento profissional, pois reforça os comportamentos desejáveis, motiva os colaboradores e fortalece as relações interpessoais.

Para obteres bons resultados, segue os seguintes passos:

1 – Sê específico e contextualiza a ação

Dar elogios genéricos em nada contribui para o bom funcionamento da equipa. Portanto, quando fores dar feedback positivo, contextualiza a ação parabenizada e sê claro. Foca nos comportamentos e/ou realizações específicas.

2 – Dá feedback de forma regular e oportuna

O momento em que damos o feedback é fundamental para conseguirmos bons resultados. Por isso, dá o teu de forma oportuna, no momento em que reconheces uma conquista ou um bom desempenho.

Podes incorporá-lo de forma regular na organização, pois este vai ajudar a criar um ambiente de reconhecimento das realizações profissionais.

3 – Destaca o impacto positivo

Foca no impacto positivo que o comportamento/contribuição do colaborador/colega teve. Mostra como esse comportamento beneficiou a equipa e/ou o projeto e empresa.

Como dar feedback a um colega de trabalho?

Como colegas de trabalho, podemos (e devemos) dar feedback – positivo e negativo – sempre que este seja oportuno. No entanto, devemos sempre seguir algumas regras básicas.

• Tem uma abordagem construtiva – É importante focar nos aspetos positivos quando estamos a dar feedback positivo, dando destaque às contribuições dadas pelo colega. Se o feedback é negativo, foca em como ultrapassar a situação e oferece a tua ajuda para que o teu colega de trabalho consiga melhorar.
• Evita comparações – Qualquer comparação pode gerar competição excessiva dentro da equipa e, consequentemente, pode levar a conflitos.
• Sê autêntico e genuíno – Independentemente de estares a dar elogios ou a mencionar um erro, é fundamental que sejas autêntico e genuíno. O teu colega vai sentir essa verdade, levando a um ambiente de confiança.

Como dar feedback negativo?

Dar feedback negativo é um verdadeiro desafio, mas é fundamental para o desenvolvimento profissional. De facto, quanto este é dado da forma correta, mostra-se uma ferramenta fulcral na melhoria do desempenho e na promoção do crescimento.

Para conseguires bons resultados, segue as seguintes dicas:

• Não foques na pessoa, mas sim no comportamento – Este não é um momento de ataque. Por isso, em vez de focares na pessoa, foca-te no comportamento específico que trouxe maus resultados para o projeto.
• Sê objetivo e claro – Dá exemplos concretos de comportamentos/situações que precisam ser melhorados. Quando és claro e específico, a outra pessoa vai entender mais facilmente a questão.
• Dá feedback construtivo – Mais do que apontar um erro, o feedback serve para encontrar uma solução. Dá sugestões de melhoria e oferece a tua ajuda para que o outro ultrapasse os seus desafios e dificuldades.

Como dar feedback ao chefe?

Dar feedback ao chefe nunca é um momento tranquilo, pois existe sempre receio de retaliações. No entanto, se o soubermos dar, conseguimos um melhor ambiente de trabalho e uma melhor relação com os nossos superiores hierárquicos.

Portanto, se tens um feedback a dar ao teu chefe, seja ele positivo ou negativo, segue as seguintes regras:

• Escolhe o momento certo – É fundamental seres oportuno. Portanto, agenda uma conversa para poderes discutir as tuas preocupações e dares sugestões.
• Sê respeitoso e profissional – Tem sempre abordagem e atitude respeitosa e profissional. Mantém um discurso claro e objetivo, usando linguagem positiva. Em vez de focares os aspetos negativos, opta por mostrar potenciais soluções.
• Tem um diálogo construtivo – Em vez de dares a tua opinião/sugestão sobre um assunto, procura criar um diálogo construtivo. Mostra-te interessado em ouvir outras perspetivas e disponibiliza-te para procurar soluções que sejam eficazes.

Exemplos de como dar feedback positivo e negativo

Ainda te sentes inseguro sobre como dar feedback positivo e negativo? Aqui trazemos-te alguns exemplos para que, quando o tiveres de fazer, te sintas mais seguro quanto à forma como deves focar nos comportamentos e ações.

Exemplos de feedback positivo

1. “A tua contribuição criativa da última apresentação deu-nos uma perspetiva inovadora que pode vir a dar um bom contributo no futuro das vendas do produto”.
2. “A tua liderança no último projeto foi sensacional. A tua habilidade em manter a equipa motivada e focada contribui muito para o sucesso do projeto”.
3. “A forma como lidaste com este desafio e a tua atitude positiva deixou a equipa inteira inspirada e mostraram bem a tua resiliência e a tua capacidade de resolver qualquer problema”.
4. “A tua consistência na entrega de projetos de forma pontual contribui para que toda a equipa seja eficiente”.

Exemplos de feedback negativo

1. “Nesta última semana tenho notado alguns atrasos nas entregas. Podemos encontrar estratégias para melhorar a gestão de tempo e garantir que cumprimos os prazos de forma mais eficaz? Existe algo da minha parte que possa ajudar-te nesse sentido?”
2. “Na última revisão do progresso do projeto, vi que não se atingiram algumas metas. Podemos analisar a questão juntos e encontrar uma solução para que estes resultados sejam mais ágeis?”

O objetivo do feedback é melhorar o desempenho e rendimento do colaborador e da equipa. Por isso, é importante ter sempre esse objetivo maior em mente. Seguir todas as dicas deste artigo vai ajudar-te a teres melhores resultados.