O assistente administrativo auxilia o administrador e o gerente administrativo nas atividades de gestão da empresa, principalmente no que diz respeito à administração financeira, logística e operacional.
Esta profissão é a porta de entrada para os profissionais que querem seguir uma carreira na área da administração. Se gostas de finanças e de números, esta profissão pode interessar-te.
Neste artigo, vamos mostrar-te tudo o que precisas saber sobre esta profissão e como podes entrar nesta carreira com todas as ferramentas necessárias para conseguires bons resultados.
Vens connosco?
O que faz um Assistente Administrativo?
O assistente administrativo é o profissional que apoia as atividades do gerente administrativo e do administrador. Ele está presente em muitas das atividades da empresa e desempenha um papel muito importante para que o trabalho na área da administração seja ágil.
Embora a maior parte das pessoas pense que ele só atua na administração financeira, este assistente tem presença forte no setor de logística e operacional.
Além de estar à frente do controlo das despesas e das receitas, este profissional também é responsável por gerir diferentes tarefas dentro da empresa, como, por exemplo:
- Emitir faturas/recibos (notas fiscais no Brasil), assim como outros documentos
- Atender e contactar fornecedores
- Atender clientes
Por ser responsável por muitas tarefas administrativas, é indispensável que o assistente administrativo tenha conhecimento sobre o funcionamento dos processos administrativos.
É comum que os assistentes administrativos realizem tarefas mais burocráticas e estejam à frente de processos comunicacionais. Podemos dizer que eles atuam como secretários dos gerentes e administrativos.
Diferença entre Auxiliar de Apoio Administrativo e Assistente Administrativo
É comum que se confunda o papel do auxiliar de apoio administrativo (ou auxiliar administrativo) e o assistente administrativo, muito pela similaridade do nome. No entanto, eles desempenham tarefas diferentes e ocupam uma posição hierárquica distinta.
Como vimos, o assistente presta apoio ao administrador e ao gerente administrativo. Por isso, ele desempenha tarefas complexas (como já tivemos oportunidade de ver).
Já o auxiliar administrativo (também chamado de contínuo) é quase como o faz tudo dentro de uma empresa, o qual é responsável por levar correspondência até aos postos de correios, atender o telefone e respondee a emails (numa fase inicial do contacto), organizar documentos, assim como outras tarefas consideradas “menores” e com menos responsabilidade.
Quais as suas funções
O assistente administrativo tem como principal função prestar apoio às atividades administrativas na administração financeira, assim como na administração logística e operacional. Ele é o braço direito do administrador e do gerente administrativo.
O dia a dia deste profissional envolve uma série de tarefas, entre as quais destacamos, por exemplo:
- Controlar as contas a pagar e receber
- Emitir faturas/recebidos e outros documentos
- Receber e enviar correspondências
- Desenvolver o relatório financeiro (sempre sob a supervisão do administrador)
- Ajudar os gerentes com questões mais burocráticas, como a preparação de documentos, assim como desempenhar tarefas comunicacionais, como responder a emails e dar informações a outros profissionais e ao público
- Arquivar e registar as informações da empresa, assim como mantê-las sempre atualizadas
- Acompanhar os processos logísticos da empresa
Saídas no Mercado de Trabalho
Como assistente administrativo, podes encontrar emprego em vários setores. Sem dúvida, todas as empresas precisam de profissionais ligados à administração. Portanto, podemos dizer que podes trabalhar em todo o tipo de empresas, entre elas:
- Indústrias
- Empresas de Recursos Humanos e de administração
- Comércio de varejo e atacado
- Shoppings
- Redes hoteleiras
- Escolas e Hospitais
- Escritórios de contabilidade
- Entre outras
Embora existam muitas vagas de trabalho para assistentes administrativos em Portugal, assim como no Brasil, devemos alertar para a grande concorrência no setor. Muitos jovens procuram uma oportunidade como assistentes, até porque é a porta de entrada para outras profissões, entre elas:
- Assistente Comercial
- Assistente de Atendimento
- Administrador
- Assistente de Compras
- Analista Financeiro
- Assistente Financeiro
- Entre outras
Como entrar na carreira de Assistente Administrativo?
Se queres seguir a profissão de assistente administrativo, então tens de dominar os processos administrativos. Por isso, deves procurar uma formação em administração para conseguires uma oportunidade de trabalho (mesmo para assistente).
Embora as empresas exijam que os candidatos tenham apenas o 12º ano (ensino médio no Brasil), os candidatos com uma formação superior ou técnica em administração são mais valorizados.
É importante, também, demonstrar outras habilidades e competências. A organização é uma das características mais valorizadas, assim como a capacidade de concentração, responsabilidade, ética e boa gestão de tempo. Ser autónomo, proativo e dinâmico é também essencial para quem quer seguir esta profissão.
Além destas habilidades, deves ter conhecimentos do Office (principalmente Excel), dominar mais do que um idioma (principalmente o inglês) e ter boa comunicação.
Onde estudar para Assistente Administrativo?
Se queres seguir a profissão de assistente administrativo, então deves procurar uma formação na área da administração (embora também sejam valorizados os cursos de recursos humanos, marketing, contabilidade e similares).
Por isso, nós reunimos aqui algumas instituições que oferecem cursos interessantes para ti. Confere!
Portugal:
Brasil:
Gostavas de ser assistente administrativo? Então investe numa boa formação, pois fará toda a diferença na hora de conseguires uma oportunidade de trabalho. Nós, do Guia das Profissões, desejamos que conquistes tudo aquilo que desejas. Sucesso!
