Secretária (Secretariado)

O trabalho de escritório é algo que te atrai? Adoras mexer em papéis, atender telefonemas e escrever ao computador? Então a área do secretariado pode ser muito interessante para ti. A profissão de secretária(o) pode parecer, à primeira vista, um pouco entediante, mas a verdade é que é cheia de desafios.

Para quem está à procura de uma carreira vivida num escritório, rodeado de papéis, documentos, mas também com relacionamento com o público, a de secretariado pode, com toda a certeza, encaixar em todos estes parâmetros.

Se esse é o teu caso, então segue connosco e descobre o que faz uma secretária, quais as tarefas que tem no seu dia a dia de trabalho, as diferentes saídas profissionais, assim como outras informações úteis para entrares nesta carreira com o pé direito.

Vamos?

O que faz uma Secretária?

Uma secretária cumpre um papel chave em qualquer organização, fornecendo apoio administrativo e organizacional essencial. Normalmente, os profissionais de secretariado fazem uma vasta gama de serviços, tais como:

• Escrever e editar memorandos
• Preparar documentos para reuniões
• Fazer atas em reuniões
• Organizar comunicações com fontes externas e internas
• Agendar compromissos e eventos
• Responder a e-mails e telefonemas
• Criar sistemas de arquivo
• Gerir bases de dados e sistemas de registos
• Coordenar os preparativos de viagens dos membros do pessoal

Adicionalmente, os secretários servem frequentemente como ponto de contacto entre a empresa para a qual trabalham e outras organizações ou pessoas fora da empresa. Isto requer uma grande capacidade de comunicação para que possam representar eficazmente a organização em diferentes situações.

As secretárias também devem ser altamente organizadas. Muitas vezes, elas lidam com múltiplas tarefas ao mesmo tempo, assegurando que os prazos são cumpridos.

Em algumas organizações, a secretária pode ser responsável por tarefas adicionais que requerem competências mais especializadas, tais como contabilidade ou gestão de salários.

Além disso, pode ser-lhe exigido que forneça serviços legais básicos, como arquivar documentos no tribunal ou pesquisar leis locais. Em muitos casos, pode também ser atribuída a uma secretária a responsabilidade de manter registos relacionados com processos pessoais ou benefícios de seguros de saúde para os empregados que trabalham na organização.

Finalmente, os profissionais de secretariado devem ter fortes habilidades interpessoais para que possam comunicar eficazmente com os vários interessados dentro de uma organização.

Quais as suas funções

As secretárias, ou profissionais de secretariado, têm uma vasta gama de funções a desempenhar, desde tarefas administrativas até à comunicação com pessoas externas à empresa.

Como tal, requerem excelentes capacidades organizacionais, combinadas com uma excelente capacidade de comunicação, assegurando que todas as tarefas são concluídas a tempo e que todos os interessados são mantidos informados de forma atempada.

Este profissional fornece o apoio administrativo e organizacional necessário para ajudar a garantir o bom e eficiente funcionamento de um negócio. São responsáveis por uma vasta gama de tarefas de gestão do escritório, tais como:

• Marcar compromissos
• Organizar reuniões
• Preparar relatórios
• Tratar do correio recebido
• Manter sistemas de arquivo e bases de dados
• Criar documentos, folhas de cálculo e apresentações
• Receber ditados dos executivos e transcrevê-los para um documento digital
• Gerir os preparativos de viagem
• Prestar serviço ao cliente (quando necessário)
• Oferecer assistência geral aos visitantes/externos à empresa

Além disso, estes profissionais também prestam assistência essencial em muitas áreas diferentes dentro de uma organização. Eles fazem a ponte entre empregados e clientes, respondendo a inquéritos, analisando e resolvendo problemas.

Eles fazem o registos e organização de ficheiros, em papel ou em suporte digital, para toda a atividade da empresa, incluindo encomendas, faturas, contratos, memorandos e outros documentos importantes.

Podem, ainda, fazer o processamento de pedidos de compras, encomendas de material ou equipamento em nome da organização, de acordo com as políticas estabelecidas pela mesma.

Por fim, eles são responsáveis diretos pela gestão do calendário do seu supervisor direto, assim como pela assistência nas tarefas do supervisor (como anotar informações pedidas por este último, preparar materiais para reuniões e apresentações, desenvolver planos de projeto, entre outras).

Saídas no Mercado de Trabalho

As oportunidades de trabalho para profissionais de secretariado são muitas e variadas, proporcionando uma grande opção de carreira para indivíduos que procuram um papel administrativo no local de trabalho.

As secretárias normalmente trabalham em ambientes de escritório, fornecendo apoio administrativo aos seus empregadores ou colegas.

Oportunidades de progressão estão disponíveis para os profissionais que têm um bom desempenho no trabalho. Os percursos de carreira típicos incluem assistente executivo ou gerente de escritório. Para além de oferecerem mais responsabilidade e salários mais elevados do que um cargo de secretária tradicional, estas funções avançadas oferecem oportunidades de formação especializada que podem ajudar a melhorar o desempenho no trabalho.

Para além de oportunidades de emprego a tempo inteiro em empresas de todos os tamanhos em vários setores, tais como finanças, serviços legais de retalho/comércio, organizações de saúde, agências governamentais sem fins lucrativos/instituições de educação caritativa, etc., a secretária pode encontrar empregos a tempo parcial em universidades ou hospitais, agências de recrutamento, escritórios de empresas em diversos setores, ou até para uma pessoa em particular.

Pode ainda encontrar trabalho remoto, não só a tempo inteiro ou parcial (por contrato), mas também como profissional freelancer.

Como entrar na carreira de Secretária (Secretariado)?

Um profissional de secretariado, geralmente chamado de secretário ou secretária, tem de ter fortes capacidades organizacionais para gerir eficazmente a sua carga de trabalho, assegurando que todas as tarefas são cumpridas de forma exemplar.

Outra característica importante é a capacidade de adaptação.  Muitas vezes, as prioridades mudam ou os prazos precisam de ser ajustados com pouca antecedência. Assim sendo, é fundamental que sejas uma pessoa capaz de te adaptar às circunstâncias rapidamente.

Tens também de ter excelentes capacidades de comunicação, uma vez que muito do teu trabalho envolve a transmissão clara de informação entre diferentes departamentos ou partes interessadas.

Para seres bem-sucedido nesta carreira, precisas de ter boas capacidades de resolução de problemas, bem como recursos para te antecipares às necessidades das pessoas às quais serves, sem ser preciso uma orientação constante por parte dos supervisores.

Para indivíduos interessados em seguir uma carreira como secretária, mas que não têm experiência prévia ou requisitos de educação formal, há a possibilidade de fazer uma formação ou curso que se concentre nas competências de administração de empresas, tais como:

• Aplicações de software de preparação de documentos (como o Word)
• Princípios básicos de contabilidade (como o QuickBooks)
• Melhores práticas de serviço ao cliente, entre outras competências

Se te queres manter competitivo no mercado atual e as tuas perspetivas de carreira como profissional de secretariado, é importante manteres-te atualizado com as mudanças na tecnologia e práticas que estão a ter impacto nos escritórios modernos em todo o mundo.

Onde estudar para Secretária?

Para seguires uma carreira na área do secretariado podes optar por fazer um curso superior em secretariado ou contabilidade, ou podes escolher fazer um curso técnico profissionalizante para secretária.

Aqui deixamos-te algumas opções que te podem interessar para começares a trilhar o teu caminho. Confere!

Portugal:

• Licenciatura em Secretariado – IPCB
• Curso profissional de Secretariado e Trabalho Administrativo – Training House
• Curso de Secretariado e Assessoria – Cognos

Brasil:

• Curso Técnico em Secretariado – SENAC; Instituto Monitor
• Graduação de Secretariado Executivo – Estácio

Gostavas de trabalhar na área do secretariado? A profissão de secretária fascinou-te? Então investe numa boa formação e não deixes de atualizar sempre os teus conhecimentos. Com toda a certeza, vais conquistar tudo aquilo a que te propões. Sucesso!