Secretária (Secretariado)

O trabalho de escritório é algo que te atrai? Adoras mexer em papéis, atender telefonemas e escrever ao computador? Então a área do secretariado pode ser muito interessante para ti. A profissão de secretária(o) pode parecer, à primeira vista, um pouco entediante, mas a verdade é que é cheia de desafios.

Para quem está à procura de uma carreira vivida num escritório, rodeado de papéis, documentos, mas também com relacionamento com o público, a de secretariado pode, com toda a certeza, encaixar em todos estes parâmetros.

Se esse é o teu caso, então segue connosco e descobre o que faz uma secretária, quais as tarefas que tem no seu dia a dia de trabalho, as diferentes saídas profissionais, assim como outras informações úteis para entrares nesta carreira com o pé direito.

Vamos?

O que faz uma Secretária?

Uma secretária cumpre um papel determinante em qualquer organização, fornecendo apoio administrativo e organizacional essencial. Normalmente, os profissionais de secretariado fazem uma vasta gama de serviços, tais como:

• Escrever e editar memorandos
• Preparar documentos para reuniões
• Fazer atas em reuniões
• Organizar comunicações com fontes externas e internas
• Agendar compromissos e eventos
• Responder a e-mails e telefonemas
• Criar sistemas de arquivo
• Gerir bases de dados e sistemas de registos
• Coordenar os preparativos de viagens dos membros do pessoal

Muitas vezes, os secretários são as pessoas que fazem a ponte entre a empresa para a qual trabalham e outras pessoas/empresas externas. Por isso, estes profissionais devem ter grandes habilidades de comunicação, até porque vão ter de representar a sua empresa em diferentes situações.

As secretárias também devem ser altamente organizadas, até porque têm de manter todos os documentos organizados e de fácil acesso a qualquer pessoa. Além disso, elas devem ser pessoas multitarefas, pois não serão poucas as vezes que vão ter de fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Em algumas organizações, a secretária pode ser responsável também por questões de contabilidade ou gestão de salários. Nesses casos, é importante que os profissionais tenham conhecimentos alargados de recursos humanos e contabilidade.

Quais as suas funções

As secretárias, ou profissionais de secretariado, têm várias funções a desempenhar, desde tarefas administrativas à comunicação com pessoas externas à empresa. Como tal, é importante que estes profissionais sejam organizados, comunicativos e proativos, assegurando que todas as tarefas são concluídas a tempo e com eficiência.

O seu dia a dia de trabalho é muito diversificado e monotonia é algo que passa longe do trabalho de secreatriado. Entre as várias tarefas que estes profissionais desempenham podemos destacar, por exemplo:

• Marcar reuniões e outros compromissos
• Organizar reuniões
• Preparar relatórios
• Tratar do correio
• Manter e organizar sistemas de arquivo e bases de dados
• Criar documentos, folhas de cálculo e apresentações
• Receber ditados dos executivos e transcrevê-los para um documento digital
• Gerir preparativos de viagens de negócios
• Prestar serviço ao cliente (quando necessário)
• Oferecer assistência geral aos visitantes/externos à empresa
• Processar pedidos de compras, encomendas de material e equipamentos

Além disso, estes profissionais fazem registos e organização de ficheiros, em papel ou em suporte digital, para toda a atividade da empresa, incluindo encomendas, faturas, contratos, memorandos e outros documentos importantes.

Eles são, ainda, responsáveis pela gestão do calendário do seu supervisor direto, assim como pela assistência nas tarefas do supervisor (como anotar informações pedidas por este último, preparar materiais para reuniões e apresentações, desenvolver planos de projeto, entre outras).

Saídas no Mercado de Trabalho

As oportunidades de trabalho para profissionais de secretariado são muitas e variadas, sendo uma excelente escolha para quem quer seguir uma carreira administrativa. As secretárias normalmente trabalham em ambientes de escritório, fornecendo apoio administrativo aos seus empregadores ou colegas em empresas de vários ramos, tais como organizações de saúde, finanças, serviços legais, comércio, instituições de ensino, entre outras.

Esta é uma carreira que te permite progredir ao longo do tempo e mediante a tua formação e experiência demonstrada. Os profissionais com bom desempenho podem almejar cargos como o de assistente executivo ou de gerente de escritório, por exemplo.

Pode ainda encontrar trabalho remoto, não só a tempo inteiro ou parcial (por contrato), mas também como profissional freelancer.

Como entrar na carreira de Secretária (Secretariado)?

Um profissional de secretariado, geralmente chamado de secretário ou secretária, tem de ter fortes capacidades organizacionais e conhecimentos nas áreas de administração e recursos humanos. Ter o curso de secretariado é, portanto, um ponto que poderá contar, e muito a teu favor, principalmente se não tiveres experiência.

Para seres bem-sucedido nesta carreira, precisas de ser alguém focado na resolução de problemas, comunicativo e altamente organizado. Além disso, tens de ter conhecimentos sólidos em:

• Aplicações de software de preparação de documentos (como o Word)
• Princípios básicos de contabilidade (como o QuickBooks)
• Melhores práticas de serviço ao cliente, entre outras competências

Onde estudar para Secretária?

Para seguires uma carreira na área do secretariado podes optar por fazer um curso superior em secretariado ou contabilidade, ou podes escolher fazer um curso técnico profissionalizante para secretária.

Aqui deixamos-te algumas opções que te podem interessar para começares a trilhar o teu caminho. Confere!

Portugal:

• Licenciatura em Secretariado – IPCB
• Curso profissional de Secretariado e Trabalho Administrativo – Training House

Brasil:

• Curso Técnico em Secretariado – SENAC; Instituto Monitor
• Graduação de Secretariado Executivo – Estácio

Gostavas de trabalhar na área do secretariado? A profissão de secretária fascinou-te? Então investe numa boa formação e não deixes de atualizar sempre os teus conhecimentos. Com toda a certeza, vais conquistar tudo aquilo a que te propões. Sucesso!